Um Artigo da Comunidade Verdadeiramente Social, por Liz Azyan
Este artigo convidado é da maravilhosa Liz Azyan, a quem conheci pela primeira vez na Big Social Media Conference, em Manchester (ambas estávamos como oradoras). É uma das pessoas mais talentosas que conheço e incrivelmente humilde. Foi ela que tirou as fotografias em que apareço com o fundo vermelho que vê espalhadas pelo meu site!
Fico contente por saber que não sou o único fanático do Gmail por aí, e a Liz está tão entusiasmada como eu com o novo design do Gmail. Já o experimentou? Já me ajudou a ser ainda mais produtivo. E você? Neste artigo e vídeo, a Liz explica como o obter e quais são as principais funcionalidades. Aproveite!
Ian
Já ouviu falar do mais recente redesenho do Gmail?
E tem curiosidade em saber quais são as novidades e funcionalidades que traz para o Gmail?
Neste vídeo e artigo, vou apresentar-lhe um resumo rápido de algumas das alterações mais significativas que o redesenho do Gmail traz a esta plataforma de correio eletrónico tão fiável e tão querida dos seus fãs.
O que se passa com o Gmail é que nunca achei que estivesse desatualizado. Durante bastante tempo, tinha todas as funcionalidades que eu podia pedir a um serviço de correio eletrónico — aliás, até achei algumas delas não essenciais, como uma funcionalidade de que falarei mais adiante neste artigo — e por isso nunca fui propriamente um dos que pediam uma atualização.
Agora que as novas funcionalidades chegaram, estou mesmo entusiasmado por as experimentar. (E tenho a certeza de que você também vai estar!)
Uma olhadela rápida às novas funcionalidades diz-me que isto é ótimo para quem precisa de trabalhar em várias tarefas ao mesmo tempo. Confesso que não diria que sou bom a fazer várias coisas em simultâneo. Talvez por isso muitas das alterações que este redesenho traz sejam bem-vindas de braços abertos. Na internet, alguns autores de tecnologia já referiram que algumas destas alterações não são novas e até estão atrasadas há muito tempo. (Na minha honesta opinião, mais vale tarde do que nunca, não é?)
Antes de falarmos das novidades que o redesenho do Gmail traz, vamos perceber exatamente como as podemos ativar da nossa parte. Existem 2 tipos de contas Gmail:
2) Contas Gmail organizacionais (GSuite): Estas contas são fornecidas e utilizadas na sua organização, com o domínio @my-domain.com.
Para contas Gmail pessoais (veja o vídeo em 2:06s)
Para ativar o novo Gmail nas contas Gmail gratuitas normais, basta clicar em Definições e depois em ‘Experimentar o novo Gmail’. Simples assim! Depois de ativado, só precisa de esperar alguns segundos até o Gmail reiniciar e mudar para o novo Gmail.
Para contas Gmail GSuite
Nas contas GSuite, embora estas alterações já estejam disponíveis, ainda é necessária ativação manual, sobretudo quando usa uma conta de uma organização (como uma escola ou uma empresa). Felizmente, aderir pode ser feito facilmente com alguns cliques.
Como aderir às alterações do redesenho do Gmail para administradores (veja o vídeo em 2:59s)
- Inicie sessão na sua consola de administração do Google. Lembre-se de usar uma conta de administrador para isto!
- Na consola, aceda a Apps > G Suite > Gmail.
- Em Definições de utilizador, aceda a Programa de adoção antecipada do novo Gmail.
- Clique em Permitir que os meus utilizadores acedam à nova interface e funcionalidades do Gmail, e depois em Guardar.
Pronto! Você e todas as contas da sua organização terão de esperar cerca de uma hora antes de poderem usar as funcionalidades atualizadas.
Afinal, quais SÃO as alterações do redesenho do Gmail e as atualizações de funcionalidades?
Em poucas palavras, ao usar o Gmail, agora pode….
- Organizar os e-mails da caixa de entrada de forma mais prática
- Abrir anexos sem ter de percorrer conversas longas
- “Adiar” e-mails para verificar mais tarde
- Aceder facilmente a outras aplicações úteis do Google Suite
- Definir notificações de alta prioridade
- Receber sugestões sobre que newsletters, promoções e grupos de e-mail deve cancelar a subscrição
- Receber avisos sobre e-mails potencialmente arriscados
- E muito mais!
Vamos ver rapidamente algumas destas novidades — falei sobre elas com mais detalhe no meu vídeo (clique aqui para o ver), por isso vou apenas aflorá-las ligeiramente aqui. Então, vamos começar!
#1 Organize os seus e-mails através da caixa de entrada (veja o vídeo em 3:53)
Pode não parecer grande coisa, mas poupa mesmo bastante tempo. Agora, em vez de ter de fazer vários cliques no computador para executar ações específicas nos seus e-mails, basta passar o cursor sobre as mensagens não abertas e, com um clique num ícone, marcá-las como lidas (ou não lidas), arquivá-las, eliminá-las ou “adiá-las” para mais tarde. Isto é mesmo prático se precisar de percorrer e organizar vários e-mails num instante.
#2 “Adiar” os seus e-mails até decidir o que fazer com eles (veja o vídeo em 4:13)
Já teve aqueles dias em que se vê afogado em e-mails e não sabe como responder a todos? É claro que pode deixá-los por ler, mas é uma solução bastante irritante que deixa a caixa de entrada com ar de desarrumada. Com o novo redesenho do Gmail, no entanto, pode “adiar” os seus e-mails — ou seja, ser notificado sobre eles num momento futuro menos agitado para si.
Pode até consultar a lista de e-mails adiados, caso decida que há um ou dois e-mails que precisa mesmo de ver. Para quem usa o Microsoft Outlook, esta funcionalidade provavelmente é familiar. 
#3 Personalize a sua vista (veja o vídeo em 5:37)
Também pode reservar parte da janela da caixa de entrada como espaço para pré-visualizar os seus e-mails. Para isso, basta clicar em Menu. Aí, encontra opções para reduzir ou ampliar a vista da caixa de entrada, em Definições > Densidade de visualização. A opção Predefinida permite-lhe ver uma pré-visualização dos anexos nos e-mails da caixa de entrada.
#4 Aceda e use outras ferramentas do Google Suite (veja o vídeo em 7:05)
Aqui está outra grande novidade: agora, pode usar as populares (e essenciais!) aplicações da Google, como o Calendar, o Keep e as Tarefas, enquanto está no Gmail. Esta integração de aplicações dá-lhe mais margem para fazer várias coisas em simultâneo e permite-lhe usar várias ferramentas para concluir as tarefas do dia a dia. Agora pode ver a sua agenda diária, definir eventos, criar listas de verificação, acrescentar tarefas e muito mais. Isto é uma verdadeira bênção para quem faz várias coisas ao mesmo tempo, bem como para quem só o faz por necessidade (como eu).
#5 Medidas de segurança reforçadas e IA (veja o vídeo em 9:38)
Por fim, o redesenho do Gmail inclui um novo modo “confidencial”, que lhe permite impedir que os e-mails enviados sejam copiados, transferidos ou reencaminhados diretamente a partir do Gmail. Se conhece o Snapchat, também pode definir uma espécie de “data de validade” nos seus e-mails. Existe a autenticação de dois fatores (2FA) também, que pede ao destinatário um código de acesso (enviado por SMS) antes de este poder abrir a sua mensagem. Uma funcionalidade de IA também permite ao Gmail dar-lhe um “empurrão” — um lembrete suave para responder ou dar seguimento a certas mensagens.
#6 Escolha entre uma lista de sugestões de resposta e de seguimento (veja o vídeo em 12:04)
Esta atualização em particular… não é bem uma atualização, propriamente dita. A opção de enviar respostas e seguimentos com modelos, chamada Smart Reply, está disponível na versão para dispositivos móveis do Gmail já há bastante tempo. No entanto, é a primeira vez que chega à versão para computador do Gmail!
Pessoalmente, não tenho grande utilidade para isto, pois prefiro escrever os e-mails exatamente da forma como os diria. No entanto, é uma funcionalidade muito prática para quem tem mesmo de responder àquele e-mail urgente ou à pergunta pendente, mas não tem tempo para escrever uma resposta de raiz.
Vai experimentar o novo Gmail?
São apenas algumas das novas funcionalidades que o redesenho do Gmail nos trouxe. Se quiser saber mais sobre elas (e se tiver curiosidade em saber quais é que acho que lhe serão mais úteis), não hesite em ver o meu vídeo, mesmo aqui!
Está entusiasmado e pronto para experimentar as novas funcionalidades do Gmail? Eu estou, e adorava saber quais é que acha que vai usar mais! Deixe a sua opinião na secção de comentários e partilhe lá as suas novas funcionalidades preferidas do Gmail.
Sobre a Liz Azyan
Liz Azyan é CEO da agência digital sediada em Londres, Reino Unido, a Digital Matchbox, e distinguida com a Google Fellowship; o seu trabalho foi mencionado no Huffington Post, ComputerWeekly, The Guardian, Social Media Examiner e em muitos outros meios.